Claims Out-of-Box

Da tempo ormai, il settore delle scienze della vita è molto interessato a raggiungere un punto in cui i contenuti siano modulari per la distribuzione omnicanale. Uno dei prerequisiti principali per raggiungere questo obiettivo è disporre di una Claims Library ben curata, robusta, accurata e conforme.

Veeva Vault PromoMats fornisce strumenti potenti per gestire il ciclo di vita dei claims di prodotto. Tuttavia, il processo out-of-box per la revisione e l’approvazione dei claims fornito in PromoMats è in gran parte manuale e vago, privo di assegnazioni di task, sicurezza e approvazione basata sui ruoli, elementi critici prima di implementare un elemento linguistico nei contenuti promozionali.

Questo articolo esplora le best practice che il nostro team esperto ha scoperto per ottimizzare il processo di approvazione dei claims, in particolare per le organizzazioni delle scienze della vita che stanno appena iniziando il loro percorso con i claims.

Comprendere la Necessità di un Workflow Strutturato

Nella sua configurazione predefinita, il processo di revisione e approvazione dei claims di Veeva Vault è manuale. Ciò significa che i claims vengono revisionati e approvati senza l’uso di task o ruoli automatizzati. In sostanza, chiunque abbia accesso alla modifica dei claims può cambiarne lo stato, inclusa l’approvazione per l’uso. Sebbene questa semplicità possa essere vantaggiosa per team piccoli in un ambiente semplice, nella nostra esperienza spesso risulta inadeguata negli ambienti complessi o regolamentati del settore farmaceutico, dove responsabilità e tracciabilità sono fondamentali.

Un processo di approvazione strutturato è essenziale per garantire che i claims vengano revisionati in modo efficiente e accurato. Un modo per affrontare questo requisito è introdurre un workflow basato su task, governato da un Librarian, che consenta l’assegnazione dinamica di revisori e approvatori. Questo garantisce che le persone giuste siano coinvolte nelle fasi appropriate del processo.

Un Buon Inizio

Il nostro processo di revisione iniziale consigliato per i claims prevede l’invio di un task al Librarian per stabilire quali utenti/ruoli debbano revisionare e approvare il claim. Poiché questi utenti/ruoli tendono a variare a seconda della natura e del contesto del claim, il modo più semplice per garantire flessibilità quando si è agli inizi è consentire al Librarian di prendere queste decisioni in base a criteri, SOP e alla propria esperienza.

Ecco come può essere implementato:

1. Invio Iniziale: Quando un claim viene inviato, attiva un task assegnato a un Librarian.
2. Triage da parte del Librarian: Il Librarian esamina il claim e determina gli utenti interni appropriati che dovrebbero essere coinvolti nel processo di revisione e approvazione.
3. Aggiunta di Partecipanti: Utilizzando la funzione “Add Workflow Participants”, il Librarian assegna il claim ai revisori selezionati.
4. Revisione e Approvazione: I partecipanti assegnati revisionano il claim, forniscono feedback e lo approvano o rifiutano secondo necessità.
5. Approvazione Finale: Una volta che tutti i revisori hanno approvato il claim, questo passa allo stato finale Approved o viene restituito a Draft per revisione e nuovo invio.

Ancora una volta, questo workflow garantisce che i claims vengano revisionati dagli esperti appropriati, riducendo il rischio di errori e migliorando la conformità ai requisiti normativi. Nel complesso, questo si tradurrà in una claims library ben curata, pulita e affidabile.

Implementazione

Implementare e ottimizzare i workflow può essere complesso e richiedere molto tempo, soprattutto considerando quanti ruoli ricopriamo tutti quotidianamente. È qui che entrano in gioco i servizi IT di Slipstream. Slipstream IT è specializzata nell’aiutare le aziende farmaceutiche a implementare e migliorare i processi di gestione dei claims di Veeva Vault con il massimo livello di eccellenza e servizio personalizzato.

Slipstream IT può fornire i seguenti servizi per aiutarti a ottenere un processo di approvazione dei claims ottimizzato:

• Progettazione e Implementazione di Workflow: Slipstream IT può progettare e implementare workflow personalizzati che soddisfano le tue esigenze specifiche, garantendo che i tuoi claims vengano revisionati e approvati secondo standard elevati. I nostri consulenti sono esperti e impegnati nel successo della tua organizzazione nello spazio IT e della conformità prima di tutto.
• Formazione e Supporto: Slipstream IT offre formazione e supporto per garantire che il tuo team sia completamente attrezzato per utilizzare efficacemente i nuovi workflow. Forniamo sessioni di formazione dal vivo, esercizi registrati e guide di riferimento rapido per un’esperienza completa.
• Ottimizzazione Continua: Noi di Slipstream IT vogliamo essere il tuo partner a lungo termine — fornendo servizi di supporto per l’ottimizzazione continua per garantire che i tuoi sistemi continuino a soddisfare le tue esigenze in evoluzione. Offriamo piani di supporto competitivi e flessibili per garantire che i tuoi sistemi non perdano un colpo e operino al massimo livello di efficienza.

Conclusione

Ottimizzare il processo di approvazione dei claims è essenziale per avviare il tuo percorso di contenuti modulari e garantire conformità, velocità e accuratezza nella costruzione della tua claims library. Implementando processi strutturati che sfruttano una partecipazione flessibile e specifica per contesto, puoi garantire che i claims vengano revisionati dalle persone giuste al momento giusto con il risultato giusto.

Per le aziende farmaceutiche che desiderano migliorare i propri processi di gestione dei claims, vorremmo collaborare con te per fornire l’esperienza e il supporto necessari per implementare workflow e garantire un’ottimizzazione continua. Sfruttando i servizi di Slipstream IT, puoi semplificare la gestione dei tuoi claims e concentrarti su ciò che sai fare meglio — sviluppare farmaci e tecnologie salvavita.