Afirmaciones listas para usar

Durante mucho tiempo, la industria de ciencias de la vida ha mostrado un gran interés en llegar a un punto en el que su contenido sea modular para la entrega omnicanal. Uno de los principales requisitos previos para alcanzar este ideal es contar con una Biblioteca de Afirmaciones bien curada, sólida, precisa y conforme.

Veeva Vault PromoMats ofrece potentes herramientas para gestionar el ciclo de vida de las afirmaciones de producto. Sin embargo, el proceso predeterminado de revisión y aprobación de afirmaciones proporcionado en PromoMats es en gran medida manual y poco claro, y carece de asignación de tareas, seguridad y aprobación basada en roles, algo fundamental antes de incorporar un fragmento de texto al contenido promocional.

Este artículo explora las prácticas recomendadas que nuestro equipo experimentado ha descubierto para optimizar el proceso de aprobación de afirmaciones, especialmente para organizaciones de ciencias de la vida que recién comienzan su recorrido con las afirmaciones.

Comprender la necesidad de un flujo de trabajo estructurado

En su configuración predeterminada, el proceso de revisión y aprobación de afirmaciones de Veeva Vault es manual. Esto significa que las afirmaciones se revisan y aprueban sin usar tareas automatizadas ni roles. Básicamente, cualquiera que tenga acceso para editar afirmaciones puede cambiar su estado, incluso dejarlas aprobadas para su uso. Aunque esta simplicidad puede ser beneficiosa para equipos pequeños en un entorno sencillo, en nuestra experiencia a menudo se queda corta en los entornos complejos o regulados de la industria farmacéutica, donde la responsabilidad y la trazabilidad son primordiales.

Un proceso de aprobación estructurado es esencial para garantizar que las afirmaciones se revisen de forma eficiente y precisa. Una forma de abordar este requisito es introducir un flujo de trabajo basado en tareas, administrado por un bibliotecario, que permita la asignación dinámica de revisores y aprobadores. Esto garantiza que las personas adecuadas participen en las etapas adecuadas del proceso.

Un buen comienzo

Nuestro proceso inicial de revisión recomendado para las afirmaciones consiste en enviar una tarea al bibliotecario para clasificar qué usuarios/roles deben revisar y aprobar la afirmación. Dado que estos usuarios/roles suelen variar según la naturaleza y el contexto de la afirmación, la forma más sencilla de garantizar flexibilidad cuando se está empezando es permitir que el bibliotecario tome estas decisiones basándose en criterios, procedimientos operativos estándar y su propia experiencia.

Así es como se puede implementar:

1. Envío inicial: Cuando se envía una afirmación, se activa una tarea asignada a un bibliotecario.
2. Clasificación por el bibliotecario: El bibliotecario revisa la afirmación y determina qué usuarios internos son los adecuados para participar en el proceso de revisión y aprobación.
3. Adición de participantes: Usando la función «Añadir participantes del flujo de trabajo», el bibliotecario asigna la afirmación a los revisores seleccionados.
4. Revisión y aprobación: Los participantes asignados revisan la afirmación, aportan comentarios y la aprueban o rechazan según sea necesario.
5. Aprobación final: Una vez que todos los revisores hayan aprobado la afirmación, pasa al estado final de Aprobado o se devuelve a Borrador para su revisión y nuevo envío.

Nuevamente, este flujo de trabajo garantiza que las afirmaciones sean revisadas por los expertos adecuados, reduciendo el riesgo de errores y mejorando el cumplimiento de los requisitos normativos. En general, esto dará como resultado una biblioteca de afirmaciones bien seleccionada, limpia y confiable.

Implementación

Implementar y optimizar flujos de trabajo puede ser complejo y llevar mucho tiempo, especialmente si se considera cuántas responsabilidades asumimos todos en el día a día. Aquí es donde entran los servicios de Slipstream IT. Slipstream IT se especializa en ayudar a las compañías farmacéuticas a implementar y mejorar sus procesos de gestión de afirmaciones en Veeva Vault con el más alto nivel de excelencia y un servicio de máxima atención.

Slipstream IT puede ofrecer los siguientes servicios para ayudarle a lograr un proceso optimizado de aprobación de afirmaciones:

• Diseño e implementación de flujos de trabajo: Slipstream IT puede diseñar e implementar flujos de trabajo personalizados que satisfagan sus necesidades específicas, garantizando que sus afirmaciones se revisen y aprueben con altos estándares. Nuestros consultores tienen experiencia y están comprometidos con el éxito de su organización en el ámbito de TI y cumplimiento por encima de todo.
• Capacitación y soporte: Slipstream IT ofrece capacitación y soporte para garantizar que su equipo esté completamente preparado para usar los nuevos flujos de trabajo de manera eficaz. Ofrecemos sesiones de capacitación en vivo, ejercicios grabados y guías de referencia rápida para una experiencia integral.
• Optimización continua: En Slipstream IT queremos ser su socio a largo plazo — proporcionando servicios de soporte de optimización continua para garantizar que sus sistemas sigan satisfaciendo sus necesidades en evolución. Ofrecemos planes de soporte competitivos y flexibles para asegurar que sus sistemas no pierdan el ritmo y funcionen con el máximo nivel de eficiencia.

Conclusión

Optimizar el proceso de aprobación de afirmaciones es esencial para impulsar su recorrido hacia el contenido modular y garantizar el cumplimiento, la rapidez y la precisión al construir su biblioteca de afirmaciones. Al implementar procesos estructurados que aprovechen una participación flexible y específica para cada contexto, puede asegurarse de que las afirmaciones sean revisadas por las personas adecuadas, en el momento adecuado y con el resultado correcto.

Para las compañías farmacéuticas que buscan mejorar sus procesos de gestión de afirmaciones, nos gustaría colaborar con usted para aportar la experiencia y el apoyo necesarios para implementar flujos de trabajo y garantizar una optimización continua. Al aprovechar los servicios de Slipstream IT, puede optimizar la gestión de sus afirmaciones y centrarse en lo que mejor sabe hacer — desarrollar medicamentos y tecnologías que salvan vidas.